Ключова разлика – секретар срещу рецепционист
Секретар и рецепционист са две важни длъжности във всяка организация, между които могат да се подчертаят някои разлики. Тези две длъжности имат различни роли, функции и задължения, които трябва да изпълняват, противно на популярното погрешно схващане, че това са една и съща работа. Докато секретарят е по-скоро личен асистент или административен асистент, рецепционистът е първият човек, който човек среща, когато влезе в организация. Нека видим разликата между функциите на секретар и рецепционист.
Кой е секретар?
Според Оксфордския английски речник секретар е административен служител в организация, който е нает да въвежда писма, да води записи и т.н. Функциите на секретаря варират в зависимост от размера на организацията. Докато в малка компания може да й се наложи да изпълнява двойните задължения на рецепционист, както и на секретар, в големите организации тя е човекът, който организира графика на своя шеф, получава и отговаря на всички имейли, поръчва консумативи, насрочва срещи с шефа си, пише важни писма и така нататък.
Секретарката трябва да има средно образование или еквивалентна диплома и трябва да има умения за бързо писане. Много компании предпочитат да наемат лица с допълнителен сертификат за секретарски умения. Сега нека преминем към разбирането на ролите на рецепциониста, за да добием ясна представа за разликата между двете.
Кой е рецепционист?
Обикновено се изисква рецепционист да посреща хората на рецепцията и да ги насочва към различни отдели в зависимост от техните изисквания. Тя е и човекът, който трябва да се грижи за входящите обаждания и да отговаря на запитванията, както и да изслушва оплакванията. Хората, които желаят да се срещнат с важен човек в организацията, трябва да се срещнат с този човек, за да получат датата и часа на срещата.
Когато се обадите на която и да е компания, гласът, който обикновено чувате, е този на рецепциониста. Рецепционистът трябва да се грижи за всички посетители и трябва да има приятна личност, да помага и да има мил глас, за да ги впечатли. Тя трябва да има телефонен етикет, така че да отговаря на всички бизнес запитвания с максимална ефективност и да превръща случайните запитвания в истински клиенти.
Ясно е тогава, че има големи разлики в ролите, отговорностите и функциите на секретар и рецепционист.
Каква е разликата между секретар и рецепционист?
Дефиниции за секретар и рецепционист:
Секретар: Административен служител в организация, който е нает да въвежда писма, да води записи и т.н.
Рецепционист: Човек, който посреща и се занимава с посетителите в офис.
Характеристики на секретаря и рецепциониста:
Задължения:
Секретар: Секретарката организира графика на своя шеф, получава и отговаря на всички имейли, поръчва консумативи, насрочва срещи с шефа си, въвежда важни писма и т.н.
Рецепционист: Рецепционист посреща хората на рецепцията и ги насочва към различни отдели в зависимост от изискванията им. Тя също трябва да се грижи за входящите обаждания и да отговаря на запитванията, както и да изслушва оплакванията.
Изисквания:
Секретар: Необходим е сертификат за секретарски умения.
Рецепционист: Не се изисква специфично умение; обаче индивидът трябва да има приятна личност, да помага и да има мил глас. Тя също трябва да бъде ефективна в работата си.
