Ключова разлика – Главна книга срещу пробен баланс
Подготвянето на главната книга и пробния баланс са две основни действия в счетоводния цикъл, които са необходими за изготвянето на финансовите отчети в края на годината. Ключовата разлика между главната книга и пробния баланс е, че главната книга е набор от сметки, които съдържат подробни извършени транзакции, докато пробният баланс е извлечение, което записва крайните салда на главната книга.
Какво е главна книга
Главната книга е основният набор от сметки, където се записват всички транзакции, извършени в рамките на финансовата година. Информацията в главната книга се извлича от главния дневник, който е начална книга за вписване на операции. Главната книга съдържа всички дебитни и кредитни записи на транзакции и е разделена на класове активи. (Активи, пасиви, собствен капитал, приходи и разходи)
Напр. Индивидуални сметки на активи като пари в брой, вземания по сметки, предплащания и др. ще бъдат записани в класификацията на активите.
За големи бизнеси, където се извършват много транзакции, може да не е удобно да се въвеждат всички транзакции в главната книга поради големия обем. В този случай отделните транзакции се записват в „допълнителни счетоводни книги“и сумите се прехвърлят към сметка в главната книга. Този акаунт се нарича „Контролен акаунт“и тук се записват типовете акаунти, които обикновено имат високо ниво на активност.
Фигура_1: Пример за баланс на Главната книга
Какво е пробен баланс?
Пробният баланс е обобщен работен лист, който включва всички счетоводни баланси към определен момент (обикновено в края на счетоводната година) с намерението да се провери математическата точност на счетоводните баланси. Всички дебитни салда ще бъдат записани в една колона с всички кредитни салда в друга.
Пробен баланс предоставя всички крайни баланси в един документ с един поглед, следователно е лесен за използване като инструмент за справка. Той също така помага при разкриването на редица възможни грешки в случай на възникване и помага да се идентифицира типът записи в дневника, които трябва да бъдат публикувани, за да се коригират идентифицираните грешки.
Основни цели и употреби на пробен баланс
Да се използва като инструмент за вземане на решения за осигуряване на математическата точност на балансите в счетоводната книга
Ако всички транзакции за отчетен период са точно записани, сборът от дебитните салда на пробния баланс трябва да бъде равен на сбора от кредитните салда.
За откриване и коригиране на грешки при записване на финансова информация
Определени видове грешки в главната книга могат да бъдат идентифицирани чрез пробния баланс. Те са,
- Грешки на частично пропускане (само записът за дебит или кредит се осчетоводява в сметките)
- Грешки при пренасяне (Крайният баланс се пренася неправилно)
- Грешки при кастинг (общата сума на даден акаунт е повече или по-малко записана)
В случай на грешка, сумата, причиняваща разликата, се поставя в „отложената сметка“, докато не бъдат коригирани. Ако дебитната страна на пробното салдо надвишава кредитната страна, тогава разликата се кредитира към временната сметка и ако кредитното салдо е по-голямо от дебитното салдо, разликата се дебитира към временната сметка. След като грешките бъдат идентифицирани, коригирани и пробното салдо се сумира, временната сметка се затваря, тъй като салдото вече не съществува.
Въпреки това, следните записи няма да причинят несъответствие в пробния баланс.
- Принципни грешки (Записите се публикуват в неправилния тип акаунт)
- Грешки на пълно пропускане (Записите са напълно пропуснати от сметките)
- Грешки на комисионата (Записът е публикуван в правилния тип акаунт, но грешният акаунт)
- Грешки в първоначалното въвеждане (Неправилна сума е осчетоводена в правилните сметки)
- Грешки при компенсиране (Неправилни записи в два или повече акаунта взаимно се анулират)
- Грешки при пълно сторниране (правилната сума е осчетоводена в правилните сметки, но дебитите и кредитите са сторнирани)
Каква е разликата между Главна книга и Пробен баланс?
Главна книга и пробен баланс |
|
| Главна книга е набор от сметки, които записват всички транзакции. | Пробният баланс е обобщен отчет, който отразява салдата в главната книга. |
| Цел | |
| Целта е да се записват окончателните записи на транзакции. | Целта е да се провери математическата точност на балансите в главната книга. |
| Класификация на акаунта | |
| Това се прави според класа сметки | Няма класификация на сметки. |
| Период от време | |
| Това записва транзакциите през счетоводната година. | Това се изготвя в последния ден на счетоводната година. |
Резюме – Главна книга срещу пробен баланс
Докато преди счетоводният процес отнемаше много време и беше скъп, сега той може да се извърши с по-малко време и усилия с помощта на автоматизиран счетоводен софтуер. Важно е да разберете точно разликата между главната книга и пробния баланс, тъй като и двете представляват важни стъпки в изготвянето на финансовите отчети в края на годината. В случай, че има несъответствия между дебитните и кредитните салда, те трябва да бъдат проучени и коригиращите записи трябва да бъдат публикувани, преди да се пристъпи към изготвяне на финансови отчети.
