Ключова разлика – Главна счетоводна книга срещу Подразделителна книга
Записването на финансова информация е дълъг и отнемащ време процес, а крайният му резултат е изготвянето на годишни финансови отчети. Един бизнес извършва много транзакции в рамките на една счетоводна година и те трябва да бъдат записани в различни сметки съгласно съответните счетоводни стандарти. Главната книга и допълнителната книга са такива сметки, които записват бизнес транзакции. Ключовата разлика между главната книга и допълнителната книга е, че докато главната книга е набор от главни сметки, където се записват транзакциите, допълнителната книга е междинен набор от сметки, които са свързани с главната книга. Връзката между тези две е, че множество вторични счетоводни книги са прикрепени към главната книга.
Какво е главна книга?
Това е основният набор от сметки, където се записват всички транзакции, извършени в рамките на финансовата година. Информацията за главната книга се извлича от общия дневник, който е първоначална книга за въвеждане на транзакции. Главната книга съдържа всички дебитни и кредитни записи на транзакции и е разделена на класове сметки. Има пет основни типа класове или акаунти, както следва.
Активи
Дългосрочни и краткосрочни ресурси, които осигуряват икономически ползи
Напр. Имущество, парични средства и парични еквиваленти, вземания по сметки
Задължения
Дългосрочни и краткосрочни финансови задължения, които трябва да бъдат уредени
Напр. Изплащане на заем, дължима лихва, дължими сметки
Капитал
Ценни книжа, които представляват интереса на собственика в компанията
Напр. Акционерен капитал, емисионна премия, неразпределена печалба
Доходи
Средства, получени в резултат на извършване на бизнес транзакции
Напр. Приход, доход от инвестиции
Разходи
Икономически разходи, които бизнесът прави чрез дейността си, за да печели приходи
Напр. Себестойност на продажбите, маркетингови разходи, административни разходи
Фигура 1: Счетоводството в главната книга включва транзакции, записани в различни сметки
Какво е Sub Ledger?
Наричан още „допълнителна книга“, това е подробна подгрупа от акаунти, която съдържа информация за транзакциите. За големи бизнеси, където се извършват много транзакции, може да не е удобно да се въвеждат всички транзакции в главната книга поради големия обем. В такива случаи отделните транзакции се записват в „допълнителни счетоводни книги“, а сумите се прехвърлят към сметка в главната книга. Този акаунт се нарича „контролен акаунт“и тук се записват типове акаунти, които обикновено имат високо ниво на активност. Дъщерните счетоводни книги могат да включват покупки, задължения, вземания, производствени разходи, заплати и всеки друг тип сметка.
Напр. ABC е компания, която извършва около 75% от продажбите си на кредит; в резултат на това има много вземания. Поради големия обем не е практично да се записват всички отделни транзакции с вземания в главната книга; ABC ще създаде индивидуални сметки за всяко вземане в допълнителната книга, за да записва транзакциите и да прехвърли балансите на всички сметки към една сметка, която колективно представлява общите вземания.
Тази структура позволява на компанията да поддържа счетоводна информация на обобщено ниво (в главната книга) и на подробно ниво (в подлоговите книги). Информацията и на двете нива е важна при вземането на различни решения; следователно записите трябва да са точни и пълни.
Каква е разликата между Главна книга и Под-книга?
Главна счетоводна книга срещу подразделителна книга |
|
| Главна книга е набор от главни сметки, където се записват транзакциите. | Подкнига е междинен набор от сметки, които са свързани с главната книга. |
| Природа на Ledger | |
| Единствена главна книга се поддържа от компания. | Много под счетоводни книги са свързани с главната книга. |
| Обем на транзакциите | |
| Главната книга съдържа ограничен обем транзакции, тъй като е обобщен формат. | Подглавната книга съдържа голям обем от данни поради естеството си на подробно отчитане. |
Обобщение – Главна счетоводна книга срещу Подглавна книга
Докато по-рано се попълваха ръчно, много компании използват автоматизирани счетоводни пакети, които изискват минимална човешка намеса за изготвяне на финансови отчети в момента. Това спестява време и намалява възможността от човешки грешки. Начинът на записване на транзакциите в двете книги е подобен, единствената разлика между главната книга и допълнителната книга е, че сметките с групови транзакции се записват във вторичните книги, преди да прехвърлят общите си суми в главната книга.
