Процедура срещу Работна инструкция
Разликата между процедура и работна инструкция е, че работните инструкции включват насоките, които трябва да се следват при изпълнение на конкретна задача, докато процедурата означава приетите начини за изпълнение на конкретна задача. И двете са свързани с политиките и насоките на определена дейност. Тази статия анализира накратко двете концепции, процедури и работни инструкции.
Какво е работна инструкция?
Инструкциите за работа включват определени указания, които трябва да се следват при изпълнението на конкретна задача. Обикновено в един проект ръководителят на проекта е лицето, което предоставя всички работни инструкции на членовете на своя екип, които трябва да се следват при изпълнение на дейностите по проекта.
Работните инструкции могат да включват определени ограничения като обхвата на проекта, времеви график, бюджетни ограничения и т.н. Чрез редовни срещи за преглед ръководителят на проекта проверява дали изпълнените задачи съответстват на дадените работни инструкции, преди да продължи към следващия етап от процеса. В противен случай няма да може да удовлетвори изискванията на спонсора на проекта, което ще доведе до допълнителни разходи и време. Следователно всички членове, участващи в проекта, носят огромна отговорност да следват дадените инструкции.
Какво е процедура?
Процедурите са установени начини за изпълнение на определена задача. Може да е подход стъпка по стъпка, който трябва да се следва за постигане на крайни резултати. Повтарящите се процедури се наричат рутинни задачи. Също така може да се разглежда като специфични насоки, които трябва да се следват при постигане на дейност.
В организационния контекст процедурите са политиките, използвани за провеждане на ежедневните бизнес операции, за да се осигури ефективност и ефикасност при постигане на крайните бизнес цели. Организационните процедури изразяват задълженията на служителите и посочват обхвата на техните отговорности. Това ръководство помага на служителите да не се намесват един на друг или да превишават правомощията си, което може да доведе до грешки и недоразумения. Тези процедури гарантират, че служителите ще изпълняват конкретни задачи задълбочено и последователно.
Например, когато се набират служители за организацията, има специфична процедура, която се практикува в цялата организация. Първоначално се обявява свободното място и след това кандидатите се подбират според квалификациите. След това тези кандидати се интервюират от квалифицирана комисия от съдии и след това най-подходящият човек се избира за поста. Това е обичайната процедура, която се следва от организациите за набиране на служители.
Каква е разликата между процедура и работна инструкция?
• Процедурата изразява приетите практики за изпълнение на определена задача, докато работните инструкции описват начините за изпълнение на задачата.
• В организационния контекст процедурите са полезни за очертаване на ролите и отговорностите на служителите, а работните инструкции ръководят начините за ефективно изпълнение на определена задача.
• В организациите както процедурите, така и работните инструкции ще сведат до минимум нивото на грешки, които могат да бъдат причинени от служителите.
