Дневник срещу Ledger
Дневник и счетоводна книга са две основни думи, които често срещаме, когато изучаваме концепциите за финансово счетоводство или изготвяме финансови отчети. В системата на двойното счетоводство счетоводните книги и дневниците играят жизненоважна и важна роля. Преди изготвянето на окончателните сметки всички извършени транзакции трябва да бъдат прехвърлени и в двете книги.
Дневник
Дневникът е първокласна книга; тоест, когато се случи транзакция, тя трябва да бъде записана скоро след това в дневника. Направеният запис е известен като запис в дневника. Процесът на записване в дневника се нарича журнализиране. Записът в дневника казва коя сметка да бъде дебитирана и каква сметка да бъде кредитирана, също така съдържа разказ, който казва по каква причина е направено съответното вписване. Някои основни видове дневници са общ дневник, дневник за покупки, дневник за продажби и т.н. Транзакцията трябва да бъде записана в общия дневник или в някой от другите специални дневници. Журналът съдържа данни в историческия ред на възникване.
Ledger
Главната книга може да се дефинира като счетоводна книга с окончателно вписване, където транзакциите са изброени в отделни сметки. Ledger съдържа много акаунти (обикновено известни като Т-сметки). Транзакциите, които се записват в дневниците, се групират съответно и се трансформират в съответните правилни сметки в книгата. Този процес на записване на данни е известен като публикуване. Финансовите отчети (известни също като окончателни сметки) като отчет за всеобхватния доход (отчет за доходите), отчет за финансовото състояние (баланс) често се извличат от счетоводната книга. Сметките в главната книга могат да бъдат проверени за точност, т.е. когато сумирате всички дебитни салда в главната книга към дадена дата или час, трябва да е равно на сбора на всички кредитни салда в главната книга.
Каква е разликата между Journal и Ledger?
Не само в имената, но и в основните характеристики и двете книги имат разлики. Основните разлики са изброени по-долу.
• Журналът е книгата на основното (първото) вписване, докато Ledger е книгата на окончателното вписване.
• С други думи, счетоводната книга съдържа аналитични записи, докато дневникът съдържа хронологични записи.
• Разказът се изисква в дневник, а не в счетоводната книга.
• Транзакциите се записват в последователността на възникване в дневника, докато транзакциите се класифицират и записват в съответните сметки в книгата.
• Данните могат да бъдат класифицирани въз основа на транзакция в книгата, докато основата на класификацията на данните са сметките в книгата.
• Транзакцията първо се записва в дневника скоро след нейното възникване; само след това се прехвърля в счетоводната книга.
• Окончателните сметки не могат да бъдат изготвени директно от дневника, но счетоводните книги формират основата за лесно изготвяне на окончателните сметки.
• Точността на дневника не може да бъде тествана, но точността на счетоводната книга може да бъде тествана до известна степен с помощта на пробен баланс.
• Журналът има две колони за дебит и кредит, докато счетоводната книга има две страни на сметката, едната за дебит, а другата за кредит.
• Дневниците не се балансират в края на даден период, но сметките в книгата се балансират в края на определен период.
